Надіслати електронкою документ. Як відправити документ по електронній пошті безпосередньо з Microsoft Word

Важко уявити собі сучасну користувача інтернету, який не використав би електронну пошту. Нерідко по електронній поштоюпотрібно переслати фотографії, відскановані документи, Таблиці, відео-файли. пересилати документипо поштоюне складно. Незалежно від того, який саме електронною поштою ви користуєтеся, принцип дій буде приблизно один і той же.

Вам знадобиться

• - комп'ютер, підключений до інтернету;
• - наявність на комп'ютері файлів для пересилки.

Інструкція

Зайдіть в свою електронну Поштова скринька. Виберіть в ньому опцію «Написати листа». У шаблоні для письма натисніть «Прикріпити файл». При цьому відкриється віконце з усією файлової системоювашого комп'ютера.

Виберіть потрібний для відправки файл. Клацніть по ньому лівою кнопкою миші. Файл з'явиться в спеціальній рядку віконця. Натисніть «Відкрити». Дочекайтеся повного завантаження файлу. Після завантаження ім'я файлу з'явиться в списку прикріплених файлів у формі листа. При необхідності видалити прикріплений документ натисніть на значок «хрестик» біля імені файлу.

Введіть адресу одержувача в відповідне поле шаблону листа, при необхідності - тему і текст письма. Натисніть «Відправити».

Зверніть увагу

На порталі Mail.Ru при пересиланні великого файлу (розміром понад 30 Мб) він автоматично заливається на проект Файлы@Mail.Ru. Термін зберігання файлів - 30 днів з моменту розміщення. Даним видом завантаження можливо скористатися лише при включеному в браузері javascriptі встановленому flash-програвачі останніх версій. При цьому виді завантаження ви можете прикріплювати до листа до 50 різних документів, розмір кожного з яких до 1 Гб. При відсутності включення javascript і flash-програвача автоматично відбудеться перехід до стандартного завантажувачу, який дозволяє прикріплювати до листа до 50 файлів загальним обсягом 20 Мб.

Корисна порада

Час завантаження документа з комп'ютера в електронного листа залежить від швидкості вашого інтернет-з'єднання і від розміру самого файлу.

Можлива величина файлу-вкладення в лист визначається, в тому числі, і швидкістю інтернет-з'єднання. Великі файли одержувач з низькою швидкістю з'єднання прийняти не зможе. Такі файли краще стиснути архіватором.

При необхідності прикріплення до листа декількох документів при виборі файлів з комп'ютера утримуйте Ctrl.

Відправка документів по електронній пошті здійснюється:

У процесі роботи з РК документа.

За допомогою функціїВідправка документів.

Щоб користувач зміг відправити документ по електронній пошті, повинні виконуватися наступні умови:

• Користувачеві має бути надано право відправлення документів по електронній пошті в поточній картотеці.
• Для зовнішнього адресата, якому направляється документ по електронній пошті, вдовіднику список організацій(Громадяни ) Повинен бути зазначений його електронну адресу в поле E-mail).
• При встановленому параметріВраховувати вид відправкиу адресата значення полявид відправки має бути «E-mail» або «порожньо».
• При відправці РК користувач може відправити тільки ті прикріплені файли, на які у нього є право перегляду в поточній картотеці.
• Якщо отруюють документи потрібно захищати за допомогою ЕЦП (електронного цифрового підпису) І / або шифрування, на робочому місці користувача має бути встановлено програмне забезпечення крипто-провайдера, програмне забезпеченняопції «ЕЦП і шифрування" і користувач повинен бути наділений правом роботи з цією опцією.

Крім того, в сховище сертифікатів повинен зберігатися і бути зіставлений з даними користувачем сертифікат його ключа. Сертифікат користувача не повинен перебувати в списку відкликаних сертифікатів.

Користувачеві надана можливість використовувати різні сертифікати і ключі. При виклику процедури підписання поштового повідомлення виводиться вікно, в якому відображається ім'я поточного сертифіката за замовчуванням (або напис «Сертифікат не обрана») і кнопки «Сертифікат», «Продовжити» і «Вибір сертифіката». У разі якщо сертифікат не вибрано, кнопки «Продовжити» і «Сертифікат» не активні, можливий тільки вибір сертифіката.

Кнопка «Сертифікат» служить для виклику вікна, в якому показується сертифікаті.

При натисканні кнопки «Вибір сертифіката» з'являється вікно «Вибір сертифіката» зі списком сертифікатів, з яких користувач повинен вибрати потрібний. Більш докладно про технологію вибору сертифіката розказано в гл. «Засвідчення файлів РК і РКПД за допомогою ЕЦП» розділу «Прикріплення файлів до реєстраційних карток. Сканування »цього посібника.

При натисканні кнопки «Продовжити» файл буде підписаний ЕЦП.

Для того щоб користувачі системи могли шифрувати кореспонденцію, відсилає зовнішнім адресатам, системний технолог повинен заздалегідь отримати сертифікати відкритих ключів від цих адресатів і засобами модуля «Довідники» встановити відповідність між цими адресатами і отриманими від них сертифікатами.

Детальний опис опції «ЕЦП і шифрування» і налаштування довідників системи для роботи з цією опцією приведено в документі «Опція« ЕЦП і шифрування »».

По електронній пошті можна відправити:

• РК, запис про яку знаходиться в списку документів, зареєстрованих сьогодні;
• РК, запис про яку зберігається в будь-якої папці кабінету;
• РК, запис про яку відібрана в результаті пошуку;
• РК, запис про яку зберігається в особистій папці користувача;
• Одночасно кілька РК з вікнаневідправлені документифункції Відправка документів;
• РК, списану в справу (при роботі з функцієюОпис справ);

Відправка РК і прикріплених до неї документів по електронній пошті в режимі роботи з РК:

1. Виберіть в меню Дії команду Підготувати E-mail.

Цю ж команду можна запустити і з вікна множинного реквізитуадресати . Для цього клацніть на назві реквізитуадресати у вікні РК. відкриється вікноадресати . Виділіть в ньому записи адресатів, яким потрібно відправити повідомлення, і клацніть на кнопці (Підготувати e-mail)або натисніть клавішу F12.

При певних налаштуваннях електронної пошти і файлу Office.ini може відкритися вікно вибору конфігурації, відповідне налаштувань, які були виконані при установці програми електронної пошти:

В полі ім'я конфігураціївстановіть вибором із списку потрібного імені і клацніть на кнопціОК.

Якщо відповідних налаштувань немає, то вікно вибору конфігурації не відкривається.

1. Відкриється вікно Повідомлення , Що служить для установки значень реквізитів відправки електронного повідомлення.

Вікно містить наступні закладки:

• Повідомлення - на ній можна переглянути і відредагувати реквізити, що відправляється. Відкрита за замовчуванням;
• параметри - на ній можна переглянути і відредагувати параметри відправлення повідомлень;
• доручення - на ній можна переглянути список доручень РК і відзначити ті з них, які повинні бути відправлені разом з РК. Закладка не відображається, якщо у РК немає доручень;
• файли адресатів - призначена для формування списків відправляються файлів по кожному адресату. Неактивна, якщо у РК немає прикріплених файлів.

Перегляньте і, якщо потрібно, відредагуйте інформацію на закладках.

ЗАКЛАДКА «ПІДПРИЄМСТВОМ»

На закладці Повідомлення знаходяться такі реквізити:

• Кому - список адресатів, яким буде проведена розсилка. За замовчуванням в полі копіюються значення з додаткового розділу РКадресати . Під найменуванням поля в дужках вказано кількість адресатів. Адресатами можуть бути громадяни, організації, а також представники організацій. При цьому будуть використовуватися електронні адреси, що зберігаються в довідникахсписок організаційі Громадяни . У разі, якщо під час налаштування параметрів організації був встановлений прапорецьВикористовувати для всіх представників організації(Див. Керівництво технолога), то для всіх представників даної організації буде використовуватися один електронну адресу - вказаний в полі E-mail.

Щоб видалити одержувача зі списку, виділіть його найменування і натисніть клавішу Del або клацніть кнопку, Розташовану праворуч від поля.

Для того щоб переглянути інформацію про адресата, двічі клацніть на назві цього адресата в поліКому або виділіть адресата і клацніть кнопку. відкриється вікно властивості адресата:

У вікні крім іншої інформації вказано формат відправки документів даного адресату. Цей формат задається системним технологом.

При необхідності змініть електронну адресу організації на адресу представника організації. Для зміни адреси у вікнівластивості адресатав поле E-mail вибором із списку встановіть потрібну адресу. Якщо адресатом є громадянин, поле E-mail буде неактивним.

• Тема - Тема повідомлення. За замовчуванням містить реєстраційний номер відсилається РК, дату реєстрації та найменування групи документів, до якої був віднесений документ. Значення, встановлені в поле можуть бути відредаговані.
• Поле для введення супровідного тексту - розташоване під полемТема.
• Доп. інформація - додаткова інформація, що стосується відправки документа (наприклад, «Без досилання бум. прим.», « натомість розісланого», « Повторно (по тех. Причинам)»). Потрібне значення вибирається після натискання клавіші Insert з довідника стандартні текстиабо вводиться вручну.

Після відправки РК по електронній пошті значення даного поляавтоматично заноситься в полеПрим. додаткового розділуадресати відправленої РК, а при реєстрації цієї РК в системі «ДЕЛО» адресата - в полеПрим. розділу Кореспонденти (Якщо в системі «ДЕЛО» адресата були зроблені відповідні налаштування параметрів прийому повідомлень).

Обов'язковість (необов'язковість) захисту відправляється ЕЦП або шифруванням може бути прив'язана до певного зовнішньому адресату.

• секція Прикріплені файли- перелік прикріплених до РК файлів, які підлягають відправці.

Прикріплені файли можуть мати гриф доступу, відмінний від грифа РК. Для перегляду довідкової інформації про прикріпленому файлі правою кнопкою миші на значку цього файлу або виділіть його і клацніть кнопкузліва від поля. Відкриється вікно властивостей файлу.

Якщо гриф доступу файлу не входить в список доступних користувачевігрифів, то файл не буде прикріплений до повідомлення.

Для перегляду прикріпленого файлу - двічі клацніть на його значку або виділіть його і клацніть кнопку. Файл відкриється у вікні пов'язаного додатка.

Щоб прикріпити додатковий файл - клацніть кнопку. Відкриється стандартне вікно вибору файлів. Оберіть потрібний файлі клацніть кнопкувідкрити . Значок обраного файлу відобразиться в секціїПрикріплені файли.

Для видалення файлу зі списку прикріплених - виділіть його і клацніть кнопкуабо натисніть клавішу Del.

• відправник - організація, від імені якої відправляється повідомлення. Якщо в параметрах користувача на закладці «Ел. пошта »-« Параметри відправки »задано найменування списку організацій-відправників, то в полеВідправник вікна Повідомлення можна вибрати організацію з цього списку. Обрана організація буде вказана в паспорті РК в якості відправника. якщо полевідправник не заповнено, повідомлення буде відправлено від імені поточної організації. Якщо в полевідправник обраний список, який не містить елементів, повідомлення також буде відправлено від імені поточної організації.

  Якщо в параметрах користувача на закладці «Ел. пошта »-« Параметри відправки »не задано найменування списку організацій-відправників, то в полеВідправник вікна Повідомлення буде задана поточна організація без можливості зміни значення.

ЗАКЛАДКА «ПАРАМЕТРИ»

Можна змінити перелік реквізитів РК, переданих по електронній пошті зовнішньому адресату. Для цього перейдіть на закладкупараметри , Клацнувши на її назві. Відкриється вікно установки параметрів відправки повідомлення. Відредагуйте параметри відправки повідомлення.

ЗАКЛАДКА «ДОРУЧЕННЯ»

У разі якщо РК має доручення, на закладцідоручення слід позначити прапорцями, які саме доручення посилається документа повинні бути відіслані разом з ним.

ЗАКЛАДКА «ФАЙЛИ адресата»

Для формування списків відправляються файлів для кожного адресата перейдіть на закладку Файли адресатів.

На закладці Файли адресатів знаходиться таблиця, рядки якої відповідають адресатам, а стовпці - відправляється файлів.

У заголовках стовпців знаходяться іконки і найменування файлів. Для перегляду файлу слід виконати подвійне клацання на його іконці.

У рядку кожного адресата відзначте прапорцями файли, які повинні бути йому відправлені (за замовчуванням відзначені всі файли).

Таблицю файлів адресатів можна роздрукувати. Для цього клацніть на кнопціправоруч від таблиці. буде сформований документ Excel, Що містить таблицю. Роздрукуйте документ, використовуючи засоби програми.

Якщо встановлена ​​позначка про наявність ЕЦП, то при натисканні на кнопцівідкриється вікно, що містить інформацію про тип і номер необхідного ключового носія і призначене для введення пароля доступу до ключа.

1. Вставте ключовий носій зі своїм персональним закритим ключем в пристрій, що зчитує, введіть пароль і клацніть на кнопціОК.

Після закінчення відправки сформується список з повідомленнями про результат відправки. Якщо перед відправкою параметри відправки були змінені, то після клацання на кнопціЗакрити відкриється вікно запиту на підтвердження збереження змінених параметрів.

Якщо в графі Відправлено проставлений знак «мінус», в графіДоп. інформація вказується причина, по якій відправка даному адресату не було виконане. При виникненні помилок зверніться до системного технологу.

Якщо потрібно вийти з режиму без відправки повідомлення, виберіть з менюФайл команду Закрити або клацніть кнопкуна панелі інструментів. Відбудеться повернення до вікна основного розділу РК.

Якщо при спробі відправки будуть виявлені помилки, то після появи вікна з інформацією про помилку відбудеться перехід до вікнаПовідомлення про відправку, В якому з графівідправлено буде стояти прочерк, а в графіДоп. інформація буде вказана причина, чому сполучення не відправлено. Після клацання на кнопціЗакрити відбудеться повернення до вікна перегляду РК.

При відправці РК по електронній пошті до сформованого повідомленням автоматично прикріплюється службовий файл, який містить значення реквізитів відправляється РК. В даний час система «ДЕЛО» підтримує формування двох типів файлів: 1) зі старим паспортом РК, що використовувалися в попередніх версіях системи; 2) з новим паспортом РК, на основі міжкорпоративного стандарту, розробленого «Гільдією Керуючих Документації». У першому випадку формується файл із зарезервованим ім'ям regcard.txt, у другому - Паспорт РК (passport.xml). Файл Паспорт РК (passport.xml) формується і прикріплюється в обов'язковому порядку, файл regcard.txt - в залежності від встановлених параметрів.

Крім того, система «ДЕЛО» підтримує відправку документів в форматі DOCX. При цьому паспорт РК і прикріплені до РК файли «упаковуються» в документ pack.docx, в якому паспорт РК має більш зручне для користувача подання.

Формат відправки документів задається системним технологом в модулі «Довідники» в довідникахсписок організаційі Громадяни . Формат задається окремо для кожної організації, для кожного представника організації, для кожного громадянина.

Склад реквізитів відправляється РК відповідає установкам, зробленим користувачем або технологом.

Залежно від налаштувань (прапорецьПовідомити про доставку цього повідомлення) , Після відправки повідомлення відправник може отримати повідомлення про доставку повідомлення адресату.

Повідомлення про доставку формується і передається автоматично.

Крім того, в залежності від налаштувань (прапорецьВас слід оповіщати про реєстрацію) , Після відправки повідомлення відправник може отримати повідомлення про реєстрацію повідомлення в системі «ДЕЛО» адресата.

Якщо Ви віддаєте перевагу писати електронні листи в Word, знайте, що їх можна відправляти одержувачам прямо звідти. Ця опція в Word 2013 прихована, хоча її варто було б додати на стрічку або панель швидкого доступу.

Ми покажемо, як помістити інструмент Send to Mail Recipient(Надіслати повідомлення) на панель швидкого доступу Word і як з його допомогою відправити електронний лист з Word.

Запустіть Word і відкрийте вкладку File(Файл).

В меню зліва натисніть Options(Параметри).

У лівій частині діалогового вікна Word Options(Параметри Word) є список розділів. Пошукайте Quick Access Toolbar(Панель швидкого доступу).

Справа з'явиться вікно налаштувань панелі швидкого доступу. Зліва вгорі клікніть по випадному списку Choose commands from(Вибрати команди з) і виберіть Commands Not in the Ribbon(Команди не на стрічці).

Прокрутіть з'явився список команд і натисніть на Send to Mail Recipient(Надіслати повідомлення). Клацніть по Add(Додати), щоб додати цю команду в список команд панелі швидкого доступу (праворуч).

натисніть ОК, Щоб підтвердити зміни і закрити діалогове вікно.

Тепер на панелі швидкого доступу з'явилася кнопка, що дозволяє відправити повідомлення. Щоб створити в поточному документі лист, готове до відправки по електронній пошті, натисніть на цю кнопку.

Відкриється панель з полями To(Кому), Cc(Копія), Subject(Тема) і Introduction(Вступ). В полі To(Кому) введіть адресу електронної пошти адресата, в поле Subject(Тема) напишіть тему скарги. поля Cc(Копія) та Introduction(Введення) заповніть за бажанням.

Якщо Ви хочете, щоб Вашу адресу електронної пошти відобразився у одержувача, коли йому прийде лист, натисніть Options(Параметри) і в випадаючому списку виберіть From(Від).

У який з'явився поле From(Від) введіть свою адресу електронної пошти.

Деякі параметри можна налаштувати для всіх електронних листів. Для доступу до них клікніть по Options(Параметри) і виберіть однойменний пункт з меню, що випадає.

Налаштуйте параметри безпеки, відправки та доставки в діалоговому вікні Properties(Властивості). Щоб змінити індивідуальні настройки безпеки для поточного листа, натисніть кнопку Security Settings(Параметри безпеки).

Примітка: Як і в Outlook 2013, в Word можна запросити повідомлення про отримання та прочитання листа.

Встановіть бажані параметри в діалоговому вікні Security Properties(Властивості безпеки) і натисніть ОК. У діалоговому вікні Properties(Властивості) клікніть по Close(Закрити), щоб повернутися до редагування листи.

Для відправки листа натисніть кнопку Send a Copy(Надіслати копію) або поєднання клавіш Alt + S.

Якщо Ви заповнили поле From(Від), то саме ця адреса відобразиться у адресата, коли він отримає лист.

Зверніть увагу, що єдине підтвердження, яке залишиться після відправлення листа - це вихідний документ Word. Щоб зберегти копію листа в поштовій програмі (Outlook, Thunderbird та ін.), В випадаючому меню Options(Парметри) виберіть Bcc(СК) і введіть в це поле свою електронну адресу.

В одній з наших попередніх статей ми говорили про те, як можна персоналізувати стрічковий інтерфейс в додатках MS Office шляхом додавання в нього нових вкладок і груп. Сьогодні я збираюся розповісти вам про те, як додати в стрічку команду для відправки документа по електронній пошті.

Перш ніж почнемо, пропоную обговорити сценарій. Отже, після завершення роботи над документом, який ви хочете відправити у вигляді вкладення по електронній пошті, швидше за все, ви скористаєтеся одним із традиційних варіантів:

• ви або відкриєте свій поштовий клієнт, створите новий лист і вручну додасте документ у вигляді вкладення;
• або перейдете в каталог, в якому зберігається даний документ. Потім клацніть на ньому правою кнопкою миші і в контекстному меню виберете Надіслати -> Адресат.

Як щодо команди, яка дозволить робити це безпосередньо з Word? Це саме те, про що я хочу вам розповісти.

Примітка:зверніть увагу, цей посібник не допоможе вам, якщо для відправки електронної пошти ви користуєтеся поштовими веб-сервісами (Gmail і Mail.ru, наприклад), а не настільними поштовими клієнтами.
Як додати поштову команду в стрічку Word 2013

Для прикладу я використовуватимуть Word 2013, але у випадку з попередніми версіямивсі кроки будуть більш-менш схожі.

Крок 1:Натисніть кнопку «Файл».

Крок 2:В панелі зліва натисніть «Параметри», щоб відкрити вікно «Параметри Word».

Крок 3:У вікні, виберете розділ «Налаштувати стрічку».

Крок 4:Тепер, ви можете або створити нову вкладку і / або групу (як пояснено тут), або додати команду для відправки електронної пошти в одну з існуючих вкладок. Я вважаю, що команда відмінно впишеться у вкладку «Розсилання», але в ній ми створимо нову групу. У вікні «Параметри Word» правої сторони виберете вкладку «Розсилання» і натисніть «Створити групу».

Крок 5:Можливо, ви захочете перейменувати створену групу. Для цього клацніть на ній правою кнопкою миші, а потім виберете «Перейменувати» і введіть нове ім'я.

Крок 6:Далі потрібно додати команду для відправки електронної пошти. У лівій частині вікна «Параметри Word», в списку з часто використовуваними командами, знайдіть команду «Електронна пошта» та натисніть «Додати».

Результат буде таким, як на скріншоті нижче.

Тепер натисніть «OK» і поверніться до стрічки, щоб подивитися, що змінилося. На вкладці «Розсилання» ви повинні будете побачити нову групу, а всередині неї команду «Електронна пошта».

Як працює команда «Електронна пошта»

Наступного разу, коли ви створите документ і вирішите відправити його по електронній пошті, все, що вам потрібно зробити, це перейти на вкладку «Розсилання» і вибрати «Електронна пошта». В результаті в поштовому клієнтіза замовчуванням буде створено новий лист, а ваш документ буде прикріплений до нього в якості вкладення.

Вам залишиться лише вказати адресу одержувача і натиснути кнопку «Відправити».